劳动争议处理中的证据

《劳动争议调解仲裁法》规定,发生劳动争议,当事人对自己提出的主张,有责
任提供证据。这是劳动争议举证责任的一般原则。同时,考虑到用人单位作为用工主
体方掌握和管理着劳动者的档案、工资发放、社会保险费缴纳、劳动保护提供等情提
和材料,劳动者一般无法取得和提.因此对用人单位提证据做出了特别规定
与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的,用人单位应当提供;用人单位不提
供的,应当承担不利后果。
案例:无纸化办公对举证责任带来的挑战
上海某大型外资连锁超市有限公司一贯秉承绿色节能的环保政策,在办公自动
化方面表现卓越,所有采购、物流、销售、劳动人事等管理环节垒部实行无纸化办
公。在该公司.不仅上2010之间交流采取电子邮件方式,连通知公告这些重要文件
也通过公司网络进行。20105月8日,该公司一名主管因不服其总经理对其工作
的批评,由于该名主管工作表现一直得不到总经理的赞同,其对总经理的怨恨越来
越深’并于当晚通过电子邮件的方式写了一封言语激烈的辱骂信,并利用公司信箱
系统将该信发送了亚太区主管级以上管理职员。次日,总经理发现后,通过管理部
办公系统向该主管邮箱发出了辟除劳动合同通知书,并要求其即日办理手续离开会
司。后该主管向当地劳动仲裁部门提出申诉,其代理人指出,作为该公司解除劳动
合同的证据为公司Ⅱ部门提供的电子邮件,并非纸质证据,且不能证明其真实性。
同时,该公司出具解除劳动合同通知书的方式亦是电子邮件,不能产生送达的法律
效力。所以,公司的解除行为不仅证据不足,而且形式不合法。
专家分析
近年来,随着计算机技术、因特网技术在各领域的广泛应用,自动化办公( OA)、
无纸化办公已在实践中逐步得到了运用。网络化办公、无纸化办公突出的特点是突破
了传统意义上的工作方式和用工制度,但证据的认定和采信却是处理劳动争议案件所
必须面对的问题。本节案例中,该名主管的违纪行为是通过阿络作出的,尽管公司可
以申请公证机关对电子邮件存在于公可电脑的事实进行公证,但这种公证效力并不及
于是该名主管作出了该违纪行为。也即公证也只能证明某种结果事实,但不能证孵行
为过程,而证据所需要证明的就是行为及过程。该名主管的代理人坚持认为自己的当
事人没有发出该邮件,同时不排除公司玎部门经授意诬陷之可能,这种观点的基础是
电子邮件无法作为强力的证据。通常认为,电子邮件、手机短信等电子形态的证据只
有和其他相关证据相佐证时,才就具有较强的证据效力。基于新调解仲裁法的规定,
举证责任由公司承担,所以公司举证不能得到认可,就要承担法律上的不利后果。同
时,该公司作出解除劳动合同通知书采取电子邮件的方式,在没有其他证据相佐证的
前提下,也不能认定为法律上的送达。本节案例中.公司正确的做法应该是,先与员
工谈话确认其违纪行为,并做好相应记录,尔后方才可以据此解除劳动合同,并作出
书面的解除劳动合同通知书交由本人签收或邮寄送达。
案例:公司不能提供特殊工时制批准文件承担不利后果
赵某是上海市某食品工业公司的副总经理,因离职相关事宜与公司发生了争议,
并向所在区劳动争议仲裁委员会提起了申诉。赵采提出其任职两年来的加班费公司,
均没有依法支付,并向仲裁庭提交了其两年来在公司工作的工作日志,’上面详细记
录了其上下班时间和节假日加班的具体情况。但是,该食品公司对其工作日志的记
录不予认可,但也未提供赵某的考勤表。公司主张,赵某作为高级管理人员实行的
是不定时工作制,并提供了公司当时与赵某签订的劳动合同。劳动合-同上关于工时
制度的约定是:“实行标准工时制。经批准实行特殊工时制的,按特殊工时制的相
关规定执行”。而赵某认为,公司根本没有向当地劳动局申÷不定时工作制,所以
其工时一直都适用标准工时制td,故而存在加班费。仲裁庭于是让公司提供关于赵某
所在岗位不定时工作制劳动局批件,但是公司不能提供。此后不久,仲裁庭基于公
司不能提供特殊工时制批准文件的事实,作出了支持赵某请求的裁决。
专家分析
根据《劳动争议调解仲裁法》第6条的规定,“发生劳动争议,当事人对自己提
出的主张,有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理曲,用人
单位应当提供;用人单位不提供的,应当承担不利后果。此案例中,赵某以工作日志
的形式向仲裁庭提供了自己加班的证据,但公司却不能提供足以推翻赵某加班或证明
虚构加班时数的相应证据。同时公司也不能提供证明赵某所在岗位实行不定时工作制
的劳动局批件。也正是由于公司不能提供自己掌握的证据,所以公司承担了败诉的风
险。至于具体哪些案件需要用人单位举证,最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干
规定》进一步补充规定,在劳动争议纠纷案件中,因用人单位作出开除、除名、辞退、
解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生劳动争议的,由用
人单位负举证责任。
实务指南
应该说,存在于网络上的各种客观事实,经过确认后是可以作为证据的,但在实
践中难以解决的问题是如何认定相应证据的客观性、关联性和合法性。作为企业而言,
应对新法背景下对举证责任和证据要求有如下以下要点:
其一,熟悉证据规则预防为主,要熟悉劳动争议调解仲裁相关法律及证据规则的
相关规定,对企业在大多数情况下需要承担举证责任的法律要求予以了解。同时,加
强劳动人事制度和操作流程中的书面证据管理,并以争议预防为主要目的。
其二,注意已存客观证据保留。对于员工管理过程中业已形成的客观证据,比如
员工填写的离职申请单,违纪确认单,离职及工资事项确认单,已经公示或分发的员
工手册等书面形式的证据,应予以分门别类,注意保留,防范潜在的证据法律风险。
其三,注意主动获取客观证据。对于涉及员工档案、绩效考核、工资发放、员工
口头辞职、申请社会保险费缴纳、劳动保护提供等情况的电子材料,应及时形成标准
化或简式的书面确认单,定期或根据实际情况交由员工本人确认或签收。

劳动仲裁或劳动诉讼聘请律师,咨询劳动法问题,请到律师事务所与张滔律师当面详谈。

地址:上海市浦东大道2000号11楼E座,电话:13816070260

劳动争议处理中的证据

劳动争议调解仲裁法规定,发生劳动争议,当事人对自己提出的主张,有责任提供证据。这是劳动争议举证的一般原则。
但是考虑到用人单位作为勇敢主体方,掌握和管理劳动者的档案、工资发放、社会保险缴纳、劳动保护等情况和材料,劳动者一般无法取得和提供,因此对用人单位提供证据又作出了特别规定:与争议有关的证据,属于用人单位掌握和管理的,用人单位应当提供;用人单位不提供的应当承担不利后果。
实践中,无纸化和网络化办公过程中,电子邮件、手机短信等电子形态的证据只有和其他证据相佐证的时候才具有较强的证据效力,公司一般需要先要做好书面的记录,然后再通过邮寄或者签收的方式进行通知,才能具有一定的法律效果。
民事诉讼证据规则规定,在劳动争议纠纷中,因用人单位开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定发生劳动争议的,由用人单位负责举证责任。

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