异地工作员工管理

    主 持 人：   张  伟
    嘉    宾：   何楚棐 卡夫食品企业管理（上海）有限公司   劳动关系经理
    张  濛   贝克曼库尔特商贸（中国）有限公司   人力资源经理
    佘晓红   上海红星美凯龙企业管理有限公司         人事部长
    丁  媛   科勒（中国）投资有限公司           人力资源经理
    杨  兰   富仕兰食品贸易（上海）有限公司     人力资源经理
    顾晓春   富仕兰食品贸易（上海）有限公司     薪酬福利经理
    沈潇漪   汉高（中国）投资有限公司               人事专员
    特邀嘉宾：  丁国平   上海市劳动咨询事务所    副主任
    主持人： 我们针对部分跨省市公司进行了一次异地员工管理的抽样调查，据不完全统计，80%的员工劳动合同与上海总公司签约，100%的公司存在员工社保异地缴纳现象，60%的公司在为异地工作员工缴纳社保时会考虑用工成本。
    在调查中，普遍反映地处不同区域员工的日常考勤管理、文书送达管理是工作的难点，异地劳动规章、待遇规定的差异是HR的困惑，社保异地缴纳有潜在的风险。
    为此，在本期《HR论坛》中邀请诸位嘉宾通过两个案例分析的形式一起参与讨论这些问题。
    案例一：
    甲公司因销售需要，在长沙录用了当地人陈某担任城市销售主管，采用了居家办公的形式，平时的日常管理都是通过电话或邮件联系。
    2010年12月因客户投诉经常缺货，引起公司注意。两周中，公司打陈某家庭电话没接，打陈某手机无声，发邮件没答复，去人也不见，沟通客户也称多日未见陈某。于是，公司决定以旷工为由解除了陈先生的劳动合同。
    不久，公司接到当地劳动仲裁受理通知，陈某要求公司支付违法解除的赔偿金，和未支付的巨额加班费。
    庭审中，陈某称因外出跑客户经常不在家，手机近日出故障，而这两周自己一直正常工作。平日还经常加班，并出具了一些工作时间记录。
    公司出具了关于异地居家办公的相关规定，包括要求陈某在规定时间与公司联络的邮件打印件、通知陈某到上海开会的邮件打印件、以及最后违纪解除劳动合同的书面通知。
    主持人：本案例中公司解除的理由是员工旷工，然而异地工作的员工，特别是采取Homeoffice(居家办公)的用工形式，没有日常考勤管理做支撑，旷工界定将尤为困难，请诸位分析一下本案例中旷工是否成立？如何管理异地工作员工的日常考勤？
    丁  媛：对异地工作的员工管理会遇到类似的情况，工作了一段时间找不到人了，联络不上，工作也无法正常进行，影响正常工作的开展不说，处理不好还容易引发劳动争议，又是地处异地，争议的风险也很大。为此，我们是根据实际情况，主要通过协商解决矛盾的。
    何楚棐：异地居家工作的员工，工作性质比较特殊，不能机械的照搬传统的考勤概念，企业应该根据工作岗位的性质，通过绩效考核来管理员工，通常能完成指标的就是合格员工，至于员工几点上下班一般不属于考核范围，没考勤就没法算旷工。
    杨  兰：通常异地工作的员工，如果是销售的、市场开发的话，就没有详细的考勤记录，如果是一般的办公室辅助人员，会按标准工时制的考勤方式进行。
    张  濛：本案例中的旷工不符合异地居家工作员工的特性，企业应该运用好有效的沟通方式，要求员工及时汇报工作状态，达到管理要求。
    丁国平：企业对异地工作员工管理常见的是两种组织管理形态，一是当地设分支机构，由分支机构履行组织管理功能，另一是无分支机构，由总部遥控管理。在后种情形下，如何实施考勤管理，确实是难点。许多企业安排在异地工作的单个员工，其工作任务多为市场开发、销售、做项目等，其工作场所范围较大，具有移动性和变化性，工作时间往往也具有不确定的特点。所以，多数企业对这类工作岗位，向有关人力资源和社会保障管理部门申请批准实行不定时工作制。
    “居家办公”并不能顾名思义，把“家”作为固定工作场所，把“办公”时间固定化。对那些工作和职责范围特殊，需要机动作业的员工而言，它仅仅是企业与员工约定的相对固定的一个联络点而已。因此，对从事销售工作的异地员工的考勤，若以是否在“家”工作，以“家”中电话、电脑是否保持着联系，来确认出勤工作或者旷工是不行的。比较合适和有效的应该是与工作结果，即完成一定工作量和工作要求相结合，而不考核工作过程和工作时间，这是与实行标准工时制或综合计算工时工作制的考勤的最大区别。特别是当企业组织与员工个人处于远距离联系的条件下，在无法直观、直接监督的情况下，是难以用一般的日常考勤方式管理工作秩序。
    因此，企业HR管理应根据异地员工工作岗位特点和性质，换个角度进行管理，比如，根据企业所在行业、不同工作性质、特点和要求，有针对性的展开工作考核和日常管理，通过类似工作巡访记录、客户拜访签字、工作电话记录、销售日报表、每天E-mail汇报等形式，制订与工作结果相联系的具体要求和标准，实现对异地员工的反馈考核会比较合理和有效。如果一旦在规定的工作结果沟通、管理节点上没有完成事先约定衔接或达成考核目标的时候，就能及时取得证据，有利于HR做出相应处理，如认定为不胜任工作或违反工作规范等，避免以旷工为由进行处理引发纠纷的风险。
    主持人：显然，公司和异地工作员工间的有效沟通是管理的重点，诸位都是资深的HR，在管理异地工作员工方面，还有哪些好建议？
    佘晓红：我们企业设立内部企业大学，所有新进员工，先到上海签合同，在企业大学里得到系统的培训，包括学习、签收企业的各类规章制度。
    何楚棐：我们非常重视员工的入职培训，组织新员工安排3天时间考察市场、参观工厂，了解公司的架构、企业文化、企业价值观、管理规定等，异地工作员工的工作特点之一是会长期游离于公司本部之外，因此要在在他们心目中树立企业的价值系统、文化系统，通过增强认同感和归属感，有利于员工管理和企业发展。
    沈潇漪：异地员工的交流形式主要是通过Email、短信、电话等非书面形式，一旦产生劳动争议，企业提供书面证据相当困难，电子证据因为易更改的特性，会不被采信，所以，关键的文书送达还是要书面形式。
    顾晓春：像这种居家办公管理的用工形式，在缺乏完善的、操作性强的管理制度情况下，遇到联系员工发生困难的情形，不建议简单地以旷工的方式来解除员工劳动合同，可以没有达到工作规范，以违纪、违反工作规范等比照制度规定进行处理，这样更安全、可靠，总之，要与公司的管理模式相吻合的。
    丁国平：前面我们谈的是员工劳动过程的受控问题，其实提高员工对企业的忠诚度和执行力很重要，为防止类似企业与员工“失去”联系影响工作，出现处理困难的局面，企业与员工在聘用时应有充分交流和明示。多数在异地未设分支机构的企业在招聘员工去异地工作时，通常会首选招聘当地员工，然后与上海公司签订劳动合同，统一管理。为在远距离、缺直管的情况下确保企业与员工的有效沟通和管理，企业有必要事先进行必要的告知及约定。比如，员工虽然被安排在户籍所在当工作，但性质还是属于“出差”，主要述职地和聘、离职手续办理地是企业所在地，当然，员工也可以享受企业规定的相应出差待遇。
    还有，企业在聘约通知或者入职培训时，应详尽描述异地工作的性质、特点和要求等，并明确工作条件，包括区域范围、环境，以及异地工作的考核标准和考核办法等，并在劳动合同中约定预设性条款如发生调整异地经营项目或规模等情况时，企业可能采取的变更和应对措施，包括是否调整员工的工作地点，或者工作职责等，尽可能防止将来可能出现员工不理解，甚至不合作而难以处理的困境。
    案例二：
    乙公司在北京设立办事处，员工均与上海总部签订劳动合同，社保则委托北京某人事外包公司缴交。
    员工王先生因工作时间外出公干，在路上遇冰滑倒，摔成重伤，发生了巨额医疗费用。
    让王先生真正感到困惑的是，乙公司竟然声称无法为自己办理工伤认定，而人事外包公司则称员工王不是本公司的员工，虽然缴费是以本公司名义，但实际是代理性质，因担心巨额医疗费用的工伤保险支付，引发明年其公司保险费率提高，而不愿申报。
    主持人：社保异地缴纳在跨省市经营的企业相当普遍，在前期调查中，100%的公司存在此现象，首先请诸位嘉宾谈谈异地缴纳社保现象存在的现实背景和存在的法律风险？
    何楚棐：员工因为考虑诸如养老、医疗等现实问题，希望在工作、生活的当地享受待遇，生病了在当地治疗产生的费用回上海报销太麻烦了，所以很多员工选择在当地缴纳。
    张  濛：女员工的生育保险也是女职工考虑的问题，异地生产报销很多地方不接受。
    丁  媛：如果签约地和履行地同时缴社保，费用是高了但基本上没有法律风险。
    佘晓红：员工如果考虑将来在大城市领养老金的话，通常不愿意在自己偏远山区缴社保，在各个省会城市缴社保是个好办法。员工经常会为缴金缴哪里而纠结。
    丁国平：我们谈到异地缴纳社会保险费情况，是指上海行政区域内的企业在聘用外省市员工后，未在上海市为该员工办理缴纳社会保险手续，而是在其户籍所在地或省会城市缴纳社会保险费。这种情况多发生在一些企业在处理优秀员工和异地工作员工的社会保险办理方面。比如优秀员工本人有要求，企业担心不满足其要求而不能聘用或不利于留住人才；对异地工作员工，发生医疗、生育、或者万一发生工伤时，可以及时、方便享受相关待遇等。不能说企业的处理没一点道理，但从法的角度，企业为员工异地缴纳社会保险费毕竟没有符合企业行政管辖地的规定，至少是不规范。
    《社会保险法》的出台，表明国家正在给力推进建立统一、完善的社会保险及相关服务体系。以医保为例，上海市医保事务管理中心已在2009年分别与江苏省、浙江省三地社保卡“联动”，目前异地跨省市就医委托报销的地区如镇江、常州、杭州、宁波等城市已扩展到十多个，较为有效地解决参保人员在该异地就医医疗费用报销周期长、垫付难和往返困难等问题。
    实际上，除住房公积金异地享受会遇到较大问题外，在养老保险、医疗保险、生育保险和工伤保险异地转结或享受等方面，已不再有大的障碍。
    企业委托第三方缴纳社会保险费，员工是被挂在第三方受托单位名下缴费的，在受理和管理社会保险机构记录上，是没有该员工为委托企业工作记录的。如果将来员工需要出具相应证明，或者发生利益纠纷时，这种张冠李戴的做法可能会对员工有不利影响。
    主持人：案例中王先生的工伤认定应该由哪家单位承办，代理公司的担心成立吗？公司应该如何妥善处理？
    丁  媛：按照《工伤保险条例》的有关规定，实际用工单位造成工作伤害的应该由实际用工单位去办理工伤认定手续，但是他在领取工伤保险费用的时候，实际上是由委托公司代理的。
    杨  兰：工伤赔付后引发的下年度工伤保险缴费费率浮动，对派遣公司不影响，如果是异地人事代理就不一样了，遇到小公司的时候，会引起两个公司间的矛盾，只能协商处理了。
    何楚棐：国家鼓励企业发展，企业在转型、发展、做大的时候，跨省市的设置机构、招募员工势在必行，大多数企业在经营、用人过程中是守法的，给员工缴纳社保已经成为共识，然而现行社会保障和住房公积金管理体系在实际具体运作中，在企业当地缴纳相关费用后，当发生异地员工疾病就医、工伤治疗或购房贷款等需求时，还不能完全提供直接和便捷的服务，因此，需要立法机构和政府部门完善法律法规和服务管理。
    丁国平：从案例二的纠纷看，如果两家单位都不愿承担工伤认定及相应责任，工伤员工通常会与实际用人单位发生争议，即到公司所在地上海提起劳动争议，只要该员工与公司劳动合同关系被确认，公司将不得不按照工伤保险相关规定，承担全部工伤给付待遇的责任。另一种情况，如果员工争议为其办理社会保险的委办服务单位，该单位如果不能证明其是劳务派遣单位并且员工属于协议派遣人员，当委托公司不愿承担所发生的相关责任，包括支付浮动费率费用，该委办服务单位可能就得自行承担不利的后果。
    我们也发现在异地缴纳社会保险费中，有第三方不规范进行代理的现象，如降低缴费基数等，不惜为招揽委托客户而从事违法代理服务，损害劳动者利益，更有甚者，收了委托企业的费用，却漏缴、少缴员工的社会保险费，在被员工发现争议时，委托企业要求对账时，他们就找种种理由推诿，以代缴单位和人员太多，难以在名单中寻找等，使企业在处理解决社保纠纷时处于非常不利的境地。因此，希望企业充分注意到委托异地缴纳社会保险费方式存在的潜在风险，慎重考虑，积极做好对异地工作员工的沟通和服务工作。对企业而言，履行法定义务时，合法和安全是第一位的。
    主持人：感谢诸位嘉宾的参与讨论，异地工作员工的管理还会受到不同区域劳动政策差异的影响，我们下期再予以讨论，欢迎大家关注，也欢迎读者将感兴趣的问题及时反馈给我们，谢谢！