员工办理离职手续的法律风险控制

一、员工辞职的程序

所谓好聚好散，不管企业再怎么舍不得员工离职也好，尤其是无力留用人才的时候，只能考虑如何在员工离职的时候控制好企业的法律风险。企业应当依据法律规定，制定员工离职管理办法，或者在规章制度中明确规定员工离职的程序，例如：

(1) 员工填写离职申请，经主管领导审批。

(2) 完成工作移交，办妥所有离职手续后，到财务处领取工资。

(3) 淸算财务部门的领借款手续。

(4) 结清福利待遇，应得到但尚未使用的年休假时间；应付未付的奖金、佣金；其他尚未支付的款项等。

(5) 扣除相关费用：员工拖欠未付的公司借款、罚金；员工对公司未交接手续的赔偿金、抵押金；原承诺培训服务期未满的补偿费用。

(6) 完成财物交接：公司的文件资料、电脑磁盘；公司的项目资料；公司价值在多少元以上的办公用品；公司工作证、名片、识别证、钥匙；公司分配使用的车辆、住房；其他属于公司的财物。

除上述程序之外，企业还必须做好如下企业的审査工作，以避免相关法律风险：

企业审査与该员工的劳动合同内容，审査文件、资料的所有权；审査其了解公司秘密的程度；审査其掌管工作、进度和角色；审査保密协议与竞业禁止协议的签订情况等。员工离职，必须先完成交接工作，注意防止员工在对外业务、债务方面造成什么遗留问题，并以完成交接工作作为开具离职证明和结算工资的前提条件。如员工辞职时未经上述法定程序，则企业可以依法维护自己的合法权益。

另外，也可在员工离职之前进行谈话沟通，阐明公司和员工的权利和义务。记录离职谈话清单，经员工和谈话经理共同签字，并分存公司和员工档案。

二、员工的通知义务

除了法律规定企业存在过错，而无须提前通知企业的，一般情况下，在试用期内员工须提前3天通知企业，非试用期的则必须提前30天以书面形式通知用人单位，使用人单位有必要的时间准备安排工作日程和衔接工作，用人单位可要求员工出具书面的辞职报告，并说明辞职理由，并在辞职报告中体现员工自愿请辞的真实意愿，避免日后员工诉企业未提供约定劳动条件或工作报酬等使其被迫离职为由，要求企业承担补偿金的法律风险。另外，辞职生效时间界限为员工在提出辞职之日起30天后，也就是说30天内，企业未同意解除劳动合同的，企业与员工的劳动合同关系仍处于保留和有效状态，在30日内，如员工未按时上班又未请假的，企业可以视情况按照员工违反规章制度进行处理。

三、员工的服务期问题

在员工提前离职的时候，除了由于企业存在过错原因造成的情况之外，员工均应对服务期承诺的无法兑现承担相应赔偿责任。

用人单位与劳动者订立劳动合同之时，或者履行劳动合同过程中，对员工进行培训的，应当特别签订载有服务期承诺条款的协议，并约定违反该协议的违约责任。用人单位因该劳动者进行的技术培训以及对因培训开支的费用负有举证责任，因此，用人单位切记留存相关培训记录及发票凭证等书面证据。在员工提前离职时，违反了服务期的承诺，企业可以向其主张未履行服务期限相应的培训费用支出。

四、商业秘密的保护

针对离职员工在职期间所接触的本公司商业秘密，作必要的审查，如离职员工所在岗位涉及到本公司商业信息等机密的，为防止其到同行业竞争性单位就业，利用本单位重要商业秘密如客户资料、财务数据、技术参数等损害本单位利益，则应与该离职员工签订保密协议或者竞业禁止协议。

五、离职员工在职期间福利和大件办公用品处理

1.福利

早些年时候，很多企业的员工可以享受福利房待遇，即以较市场价低很多的价格购买单位的福利房，并承诺在单位工作满一定年限。在劳动者离职的情况下，往往不肯退房，认为自己是出了钱购买的，也因此出现很多纠纷。那么在这种情形下如何保障企业的利益？在房屋所有权变更的情况下，要求劳动者同意重新变更所有权到用人单位名下的可能性几乎为零，因此也是出现纠纷较多的类型。这就要求用人单位除了应当在服务期协议中明确约定劳动者提前离职时不享有房屋所有权之外，更有必要约定，若不归还房屋时劳动者应当承担的具体赔偿责任数额，使得该约定更具有可操作性。

如企业认为有必要对员工以房屋的形式作为激励机制或福利改善，建议只约定使用权，即用人单位只与劳动者约定房屋使用权在服务期内归劳动者享有，劳动合同解除、终止的情况下，劳动者须在解除后合理期限内搬离。另外，建议企业也可采取住房补贴的办法代替实物补贴，以免日后产生腾房的纠纷。

2.大件办公用品

企业为员工配置手提电脑、通讯设备、交通工具等大件设备或设施时，应当明确约定该用品的产权归属。如以补贴形式发放的，为避免日后产生纠纷，建议在发放前与员工签订补充协议，按照工作年限和补贴总额的比例—进行返还。例如：企业可以与员工约定，在购买手提电脑时，为其承担2000元报销额度，员工须服务满5年，如提前离职的，少服务1年则须归还企业400元?

根据上海市高级人民法院《关于适用若干问题的意见》，劳动者违反合同约定的期限解除合同，用人单位要求劳动者返还特珠待遇的处理，用人单位向劳动者支付报酬，劳动者付出相应的劳动，是劳动合同双方当事人的基本合同义务。用人单位给予劳动者价值较高的财物，如汽车、房屋或住房补贴等特殊待遇的，属于预付性质。劳动者未按照约定期限付出劳动的，属于不完全履行合同，根据合同履行的对等原则，对劳动者未履行的部分，用人单位可以拒绝给付；已经给付的，也可以要求相应返还。因此，用人单位以劳动者未完全履行劳动合同为由，要求劳动者按照相应比例返还的，可以支持。

六、开具证明和保存备案

用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。这是劳动合同法规定的企业的法律义务。因此，即便在企业不愿意职工离职的情况下，如果职工已经履行了告知义务，并按规定办理了工作交接的情况下，企业必须按照规定履行最后一步程序，即开具解除劳动合同或终止劳动合同的证明，并将劳动者的档案和社会保险关系转出。另外，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，还至少必须保存2年备査。