合同保管不善有何风险？如何规避？

法律规定，用工一个月后未签合同应当双倍付薪。在诉讼实践上，有一条定律基本成立，“无法证明的事就是没有发生过的事”。由此我们可以得到另外一条“规定”，即签定了合同因保管不善而遗失的，基本上也需要双倍付薪。除非诉讼中员工比较配合，承认签定过合同，或单位有确切的证据证明确曾签过，比如合同文本签收单。

因此，劳动合同法下，劳动合同成了非常重要的文件，必须妥善保管，每份合同的价值最高相当于11个月薪资（从入职第二个月起到一年止）。

为了防范合同文本遗失甚至被盗而带给单位较大损失和纠纷，可以采取如下措施：

●合同文本指定专人保管，建立台帐；

●合同文本一式三份，单位留存两份，分人分别保管；

●签定合同后要求员工签收合同文本，签收单列明合同起止日期，并妥善保管；

●落实合同签定责任人，定期检查合同签定情况，特别检查人事部门人员的合同是否完好签定。

真实案例链接

人事专员盗取合同 要求公司双倍付薪

K小姐是一家高新技术公司的人事专员，负责公司招聘、培训及员工关系管理三个模块的工作。2008年年底，K小姐的年末绩效考核成绩连合格都没达到。公司给K小姐安排了为期一个月的培训，但培训后的考核结果依旧不尽如人意。2009年3月10日，公司向K小姐发出了《解除劳动合同通知书》。同月16日，与K小姐私交甚好的前台文员张小姐也无缘由地不辞而别。

2009年4月25日，公司收到劳动争议仲裁立案通知书，原来K小姐与张小姐同时提请劳动争议仲裁，要求公司向其二人支付未签订劳动合同的双倍工资补偿。公司历来管理规范，员工入职当日签订劳动合同已成为惯例，但当公司人员打开档案柜时却发现两人的劳动合同不翼而飞。后人力资源部从张小姐使用的办公电脑中发现，在其MSN聊天记录中，二人谈及K小姐窃取两人劳动合同，并以此为由向公司要求双倍工资的企图等内容。

K小姐是公司的人事专员，工作职责包括所有员工的合同签订及保管。作为负责合同的专员，如果自己没签订劳动合同或者保管不善丢失，属于严重失职行为；如果是利用职务之便窃取合同，就构成监守自盗的违法行为。聊天记录与K小姐的工作职责、原有劳动合同汇总记录相结合，形成了一个完整的证据链，充分证明了K小姐与公司签订劳动合同，后利用保管合同的职务便利窃取合同，以谋求不正当利益的事实。

最终K小姐的请求没有得到仲裁支持。

案例来源  2009年8月11日《中国劳动保障报》

点评：

这个发生在人力资源管理内部阵营的案例说明，劳动合同法实施后，企业在劳动合同文件的管理上存在巨大风险。合同已签而文本遗失，仍然有可能承担双倍伏薪的责任。作为企业管理者，应重视合同管理的完备和体系化。诸如在人事管理人员中设置专门管理劳动合同及其他相关协议的管理人员；在岗位说明书及合同管理制度中明确其工作职责、工作流程；建立合同管理台账或者在OA系统中对每位员工的签订细节进行登记并实时更新；在发生管理人员替换时，要仔细检查合同数量、内容是否与系统中保存的登记信息相对应，以降低丢失合同的风险。